1.          MỤC ĐÍCH :
Quy trình này qui định các bước thu thập dữ liệu và xây dựng các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chỉ tiêu phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của Quận Tây Hồ gửi Quận ủy, HĐND, UBNDTP, Sở, ngành liên quan; gồm các loại báo cáo sau:
    - Báo cáo định kỳ hàng tháng: kiểm điểm tình hình công tác tháng, đề ra công tác tháng sau trong các đơn vị thuộc Quận Tây Hồ.
    - Báo cáo định kì đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch (Gồm báo cáo 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng) kiểm điểm tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng trong quí và đề ra kế hoạch cần thực hiện trong thời gian tới của các đơn vị trong Quận Tây Hồ
    - Báo cáo dự kiến thực hiện kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch năm tiếp theo (dự báo khả năng thực hiện kế hoạch năm và dự kiến xây dựng kế hoạch năm sau gồm báo cáo 6 tháng - kế hoạch năm tiếp theo, Báo cáo năm- kế hoạch năm tiếp theo):
     Nội dung chi tiết của 3 loại báo cáo trên trong phần phụ lục của Qui trình này.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG :
Quy trình này áp dụng cho việc thu thập dữ liệu và xây dựng các báo cáo định kỳ gồm báo cáo hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và báo cáo năm của UBND Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
- Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
- Quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ, nhiệm kì 2004 – 2009.
- Báo cáo kết quả  thực hiện các chỉ tiêu KT-XH, AN-QP năm 2006 (Gồm báo cáo hàng tháng, báo cáo 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng; Báo cáo dự báo khả năng thực hiện kế hoạch năm và dự kiến xây dựng kế hoạch năm sau).
4. THUẬT NGỮ ĐỊNH NGHĨA
- Kế hoạch - Kinh tế : KH-KT
- Văn phòng HĐND&UBND: Văn phòng
- Kinh tế - xã hội, An ninh - quốc phòng : KT-XH, AN-QP
5. NỘI DUNG
5.1. Quy trình Báo cáo định kỳ hàng tháng:
 Sơ đồ quy trình thu thập dữ liệu và xây dựng báo cáo định kỳ hàng tháng

Diễn giải sơ đồ: 
5.1.1. Yêu cầu:
- Theo yêu cầu của Quận ủy, HĐND, UBND Quận, các Sở, ban ngành có liên quan hàng tháng, Văn phòng HĐND&UBND quận có báo cáo kiểm điểm, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trong tháng và kế hoạch thực hiện tháng tiếp theo.
 Để xây dựng được các báo cáo theo yêu cầu trên, Văn phòng HĐND&UBND quận phải thu thập dữ liệu từ báo cáo của các đơn vị và UBND các phường về những nội dung theo qui định.
- Báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quí và báo cáo năm của Quận Tây Hồ được tổng hợp từ báo cáo của các đơn vị và UBND các phường (theo mẫu báo cáo đã được Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ duyệt).

5.1.2. Tiếp nhận báo cáo Tháng của các đơn vị và UBND các phường tổng hợp thành báo cáo chung:
- Vào ngày 20 hàng tháng, các đơn vị và UBND các phường có trách nhiệm  gửi báo cáo Tháng cho Văn phòng UBND Quận và Phòng KH-KT qua mạng nội bộ, báo cáo bằng văn bản có thể gửi chậm nhất là 2 ngày sau đó.
- Văn thư thuộc Văn phòng tiếp nhận các báo cáo và tập hợp lại thành một bộ hồ sơ báo cáo chung và chuyển cho chuyên viên tổng hợp của Văn phòng.
- Chuyên viên tổng hợp của Văn phòng nghiên cứu, so sánh, đối chiếu với yêu cầu và chương trình công tác của tháng trước đã đề ra để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu KT-XH, AN-QP do các đơn vị và UBND các phường báo cáo kết quả đã thực hiện và kế hoạch tháng tới và những khó khăn, vướng mắc trình Lãnh đạo Văn phòng biết để báo cáo lãnh đạo UBND Quận trong giao ban Tuần, Tháng.
5.1.3. Sau khi chuyên viên tổng hợp đã xây dựng xong dự thảo báo cáo tháng và trình cho lãnh đạo Văn phòng thông qua. Nếu thấy cần phải bổ sung, chỉnh sửa lãnh đạo Văn phòng sửa trực tiếp vào dự thảo báo cáo (dự thảo báo cáo  quay về bước 5.1.3). Sau khi Lãnh đạo Văn phòng thông qua, chuyên viên tổng hợp trình dự thảo báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo UBND và thành viên Uỷ ban.
5.1.4  Trình Lãnh đạo Văn phòng ký ban hành:
Chuyên viên tổng hợp tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND và các thành viên Uỷ ban chỉnh sửa lại và tiếp tục trình lãnh đạo Văn phòng ký ban hành báo cáo (dự thảo chuyển đến bước 5.1.5).

5.1.5. In, phát hành và tổ chức lưu trữ:
- Lãnh đạo Văn phòng ký ban hành báo cáo, chuyên viên tiếp nhận văn bản và làm các bước tiếp theo như:
+ Sao gửi báo cáo Quận Ủy,  HĐND Quận, Chủ tịch UBND Quận, các Phó chủ tịch UBND Quận;
+ Sao gửi lãnh đạo Văn phòng, nếu có các việc liên quan thì sao gửi cho các  đơn vị thuộc UBND Quận để biết, giải trình hoặc chuẩn bị tài liệu báo cáo cho Chủ tịch UBND Quận.
- Văn phòng (bộ phận Tổng hợp) lưu 01 bản để theo dõi.
5.2. Quy trình báo cáo định kì 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng:
Sơ đồ qui trình thu thập dữ liệu và xây dựng báo cáo định kì
 (3 tháng, 6 tháng, 9 tháng):

Diễn giải sơ đồ: 
5.2.1. Yêu cầu: 
- Theo Quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ và sự chỉ đạo của UBND Thành phố, Quận uỷ, HĐND Quận và các Sở, nganh liên quan.
    - Báo cáo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng phục vụ cho việc kiểm điểm tình hình thực hiện phát triển KT-XH, AN-QP của Quận Tây Hồ nhằm giúp các đồng chí lãnh đạo Quận  rút kinh nghiệm trong chỉ đạo, điều hành công việc trong thời gian đã qua, đồng thời đưa ra những định hướng cơ bản trong thời gian tới theo sự chỉ đạo của UBND Thành phố Hà Nội.

 5.2.2. Phân tích yêu cầu, lập đề cương báo cáo :
- Căn cứ vào Quy chế làm việc của UBND Quận và các chỉ thị bằng văn bản của cấp trên, Chuyên viên tổng hợp dự thảo công văn của UBND Quận gửi các đơn vị có liên quan và UBND các phường yêu cầu báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu triển KT-XH, AN - QP theo từng lĩnh vực, địa bàn được phân công và gửi báo cáo theo Biểu mẫu qui định về cho phòng KH-KT.
- Phòng KH-KT giao cho chuyên viên tổng hợp xây dựng Đề cương báo cáo, chú trọng vào phân tích, đánh giá tình hình phát triển KT-XH, AN-QP cũng như công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND Quận, việc khắc phục những mặt còn tồn tại của quí trước.
- Thời gian gửi báo cáo theo Quy chế làm việc của UBND Quận hoặc theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND Quận.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ báo cáo của các đơn vị có liên quan và UBND các phường gửi về phòng KH-KT, chuyên viên tổng hợp tiến hành phân tích và xây dựng thành một bản dự thảo báo cáo.

 5.2.3: Trình lãnh đạo phòng KH-KT thông qua:
         Sau khi dự thảo báo cáo quí đã hoàn thành, chuyên viên tổng hợp trình lãnh đạo phòng KH-KT thông qua, ở bước này nếu thấy cần phải bổ sung, chỉnh sửa lãnh đạo phòng KH-KT sửa trực tiếp vào dự thảo báo cáo (dự thảo báo cáo quay về bước 5.2.4).
- Nếu không cần chỉnh sửa lãnh đạo phòng KH-KT ký nháy trình xin ý kiến lãnh đạo UBND Quận và các đơn vị liên quan (có nêu thời gian cụ thể).
5.2.4: Lãnh đạo UBND Quận, thành viên Uỷ ban và các đơn vị liên quan cho ý kiến:
Lãnh đạo UBND Quận có ý kiến chỉ đạo, các đơn vị liên quan đóng  góp ý kiến trực tiếp vào dự thảo báo cáo hoặc bằng văn bản và gửi lại cho phòng KH-KT.

 5.2.5: Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận, ý kiến đóng góp của các đơn vị liên quan:
 Phòng KH-KT (chuyên viên tổng hợp) nghiên cứu tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận, góp ý của các đơn vị đối với dự thảo báo cáo.

5.2.6: Lãnh đạo UBND Quận cho ý kiến:
Sau khi đã tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận, góp ý của các đơn vị đối với dự thảo báo cáo, chuyên viên tổng hợp hoàn chỉnh dự thảo báo cáo, sau đó phải trình lại xin ý kiến của lãnh đạo UBND Quận.

5.2.7. Tiếp thu hoàn chỉnh dự thảo báo cáo lần cuối cùng:
Nếu lãnh đạo UBND Quận cho ý kiến thì chuyên viên tổng hợp tiếp tục chỉnh sửa lại dự thảo báo cáo cho hoàn chỉnh lần cuối cùng trước khi Lãnh đạo UBND ký ban hành.
5.2.8. Lãnh đạo UBND Quận ký ban hành:
- Dự thảo báo cáo sau khi đã hoàn chỉnh phải trình lãnh đạo phòng KH-KT rà soát lần cuối và ký nháy trước khi trình lãnh đạo UBND Quận ký.
5.2.9. In, phát hành và tổ chức lưu trữ:
- Lãnh đạo UBND Quận ký vào bản gốc báo cáo, chuyên viên tổng hợp tiếp nhận bản gốc báo cáo và làm các bước tiếp theo như:
+ Chuyển cho Văn thư UBND Quận làm các bước tiếp theo (theo quy trình ban hành văn bản của Văn thư);
+ Sao gửi theo nơi nhận;
- Văn phòng lưu 01 bản; Phòng KH-KT lưu 01 bản.
5.3.   Qui trình báo cáo dự kiến thực hiện kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch năm tiếp theo (dự báo khả năng thực hiện kế hoạch năm và dự kiến xây dựng kế hoạch năm sau gồm báo cáo 6 tháng - kế hoạch năm tiếp theo, Báo cáo năm- kế hoạch năm tiếp theo):     
Sơ đồ qui trình Thu thập dữ liệu và xây dựng báo cáo dự kiến thực hiện
 kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch năm tiếp theo: 

 Diễn giải sơ đồ: 

5.3.1. Yêu cầu: 
- Theo Quy chế làm việc của UBND Quận Tây Hồ và sự chỉ đạo của UBND Thành phố, Quận uỷ, HĐND Quận và các Sở, ngành liên quan, UBND Quận lập báo cáo dự kiến thực hiện kế hoạch năm và xây dựng kế hoạch năm tiếp theo.
- Báo cáo hàng năm phục vụ cho việc kiểm điểm, đánh giá tình hình phát triển KT-XH, AN-QP của Quận Tây Hồ trong việc thực hiện kế hoạch đã đề ra, nhằm giúp các đồng chí lãnh đạo Quận rút kinh nghiệm trong chỉ đạo, điều hành công việc trong năm đã qua, đồng thời đưa ra phương hướng cơ bản trong năm tới theo sự chỉ đạo của UBND Thành phố Hà Nội.
5.3.2. Phân tích yêu cầu lập đề cương báo cáo :
- Căn cứ vào Quy chế làm việc của UBND Quận, và các chỉ thị bằng văn bản của UBND Thành phố, phòng KH-KT giao cho chuyên viên tổng hợp nghiên cứu lập Đề cương báo cáo, chú trọng phân tích, đánh giá tình hình phát triển KT-XH, AN-QP cũng như công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND Quận, những mặt còn tồn tại cần khắc phục.
- Căn cứ vào Quy chế làm việc của UBND Quận và các chỉ thị bằng văn bản của cấp trên, Chuyên viên tổng hợp dự thảo công văn của UBND Quận gửi các đơn vị có liên quan và UBND các phường yêu cầu báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu triển KT-XH, AN - QP theo từng lĩnh vực, địa bàn được phân công; dự báo kết quả thực hiện năm và dự kiến kế hoạch năm tiếp theo và gửi báo cáo theo Biểu mẫu qui định về cho phòng KH-KT.
- Phòng KH-KT giao cho chuyên viên tổng hợp nghiên cứu lập Đề cương báo cáo, chú trọng phân tích, đánh giá kết quả phát triển KT-XH, AN-QP cũng như công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND Quận, những mặt còn h ạn chế cần khắc phục.
- Chuyên viên tổng hợp dự thảo công văn của UBND Quận gửi các đơn vị có liên quan và UBND các phường yêu cầu báo cáo tình hình phát triển KT-XH, AN-QP (theo biểu mẫu đã được Lãnh đạo UBND Quận duyệt) theo từng lĩnh vực, và gửi báo cáo về cho phòng KH-KT.
- Thời gian gửi báo cáo theo Quy chế làm việc của UBND Quận hoặc theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND Quận.
Sau khi nhận được đầy đủ báo cáo của các đơn vị có liên quan và UBND các phường gửi về phòng KH-KT, chuyên viên tổng hợp tiến hành phân tích số liệu, tổng hợp và xây dựng thành một bản dự thảo báo cáo năm.
5.3.3: Trình lãnh đạo phòng KH-KT thông qua:
         Sau khi dự thảo báo cáo năm đã hoàn thành, chuyên viên tổng hợp trình lãnh đạo phòng KH-KT thông qua, ở bước này nếu thấy cần phải bổ sung, chỉnh sửa lãnh đạo phòng KH-KT sửa trực tiếp vào dự thảo báo cáo (dự thảo báo cáo quay về bước 5.3.4).
- Nếu không cần chỉnh sửa gì vào bản dự thảo báo cáo năm, lãnh đạo phòng KH-KT ký nháy trình xin ý kiến lãnh đạo UBND Quận và các đơn vị liên quan (có nêu thời gian cụ thể trả lời cho Phòng KH-KT).
5.3.4: Lãnh đạo UBND Quận, thành viên Uỷ ban và các đơn vị liên quan đóng góp ý kiến:
Lãnh đạo UBND Quận cho ý kiến chỉ đạo, thành viên Uỷ ban và các đơn vị liên quan đóng  góp ý kiến trực tiếp vào dự thảo báo cáo năm hoặc bằng văn bản và gửi lại cho phòng KH-KT đúng thời gian yêu cầu.
5.3.5: Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận và góp ý các đơn vị liên quan:
 Phòng KH-KT (chuyên viên tổng hợp) nghiên cứu tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận, ý kiến đóng góp của thành viên Uỷ ban và các đơn vị có liên quan để bổ sung, chỉnh sửa dự thảo báo cáo năm theo đúng qui định.
5.3.6:   Lãnh đạo UBND Quận duyệt báo cáo năm:
Sau khi đã tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND Quận, của các đơn vị góp ý đối với dự thảo báo cáo, chuyên viên tổng hợp xin ý kiến của lãnh đạo Phòng KH-KT và bổ sung, hoàn chỉnh dự thảo báo cáo cho xong, sau đó trình lại xin ý kiến của lãnh đạo UBND Quận.
5.3.7. Tiếp thu hoàn chỉnh dự thảo báo cáo lần cuối cùng:
Nếu lãnh đạo UBND Quận cho ý kiến thì chuyên viên tổng hợp tiếp tục chỉnh sửa lại dự thảo báo cáo và hoàn chỉnh lần cuối cùng trước khi trình Lãnh đạo UBND Quận ký.
5.3.8. Lãnh đạo UBND Quận ký ban hành:
- Dự thảo báo cáo năm sau khi đã hoàn chỉnh, chuyên viên tổng hợp phải trình lãnh đạo phòng KH-KT rà soát lần cuối và ký nháy trước khi trình lãnh đạo UBND Quận ký.
5.3.9. In, phát hành và tổ chức lưu trữ:
- Lãnh đạo UBND Quận ký vào bản gốc báo cáo, chuyên viên tổng hợp tiếp nhận bản gốc báo cáo và làm các bước tiếp theo như:
+ Chuyển cho Văn thư UBND Quận làm các bước tiếp theo (theo quy trình ban hành văn bản của Văn thư);
+ Sao gửi theo nơi nhận;
- Văn phòng lưu 01 bản; Phòng KH-KT lưu 01 bản.
6. HỒ SƠ
Hồ sơ của quy trình bao gồm:

7.     PHỤ LỤC VÀ BIỂU MẪU
7.1    Mẫu báo cáo Tháng
7.2    Mẫu báo cáo 3 tháng, 6 tháng và 9 tháng.
7.3    Mẫu báo cáo Năm.