1.    MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định thống nhất quá trình biên soạn/ soạn thảo, phê duyệt, ban hành, quản lý và cập nhật các văn bản thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại UBND Quận Tây hồ.
2.    PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình áp dụng để kiểm soát tất cả các tài liệu do UBND Quận ban hành; tài liệu bên ngoài mà UBND Quận và các đơn vị trực thuộc phải áp dụng.
3.    TÀI LIỆU LIÊN QUAN
-    Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
-    Luật ban hành Văn bản, Quy phạm pháp luật của HĐND và UBND
-    Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
-    Nghị định 161/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 qui định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.
-    Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của luật ban hành VB QPPL của HĐND, UBND
4.    THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
Các tài liệu nội bộ: là các tài liệu do UNBD Quận ban hành để sử dụng nội bộ tại các phòng ban và đơn vị trực thuộc Quận.
Các tài liệu được kiểm soát: là các tài liệu có chữ ký của Lãnh đạo UBND quận, được đóng dấu và đang có hiệu lực.   
5.    NỘI DUNG
5.1    Quy định về hình thức của tài liệu nội bộ
5.1.1    Hình thức của Sổ tay chất lượng, các quy trình được trình bày theo hình thức của quy trình này, bao gồm: trang đầu văn bản, header, footer, các tiêu đề, các đầu mục.
5.1.2    Phông chữ: Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 phông Times New Roman, cỡ chữ 13. Các đầu mục của quy trình sử dụng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đậm.
5.1.3    Tất cả các biểu mẫu cần có ngày ban hành (bên trái) và mã số (bên phải) ở phần footer của biểu mẫu để kiểm soát. Trường hợp biểu mẫu có nhiều trang thì thêm số trang/tổng số trang ở giữa của footer.
5.1.4    Các tài liệu khác như quy định, quy chế, quyết định, … được trình bày theo yêu cầu cụ thể của từng tài liệu.
5.2    Hệ thống ký mã hiệu tài liệu
5.2.1    Các tài liệu nội bộ có các thông tin để nhận biết tài liệu và được quy định mã số để thuận tiện cho việc sử dụng và kiểm soát.
Các thông tin để nhận biết gồm:
-    Tên tài liệu
-    Mã số tài liệu
-    Ngày ban hành
-    Trang/Tổng số trang
-    Lãnh đạo ký phê duyệt
-    Dấu kiểm soát đóng trên trang đầu tài liệu.
5.2.2    Mã số của các tài liệu cụ thể được qui định như sau:
a.    Sổ tay chất lượng: STCL
b.    Quy trình (QT): QT-XX trong đó XX là thứ tự của quy trình từ 01 đến 99
Ví dụ:  QT-01 là quy trình số 01
c.    Hướng dẫn (HD):    
HD-XX-YY
                XX Số thứ tự của quy trình tương ứng
                YY Số thứ tự của hướng dẫn trong quy trình từ 01 đến 99
Ví dụ: HD.03.05 là hướng dẫn số 05 của quy trình 03
d.    Biểu mẫu (BM):    
BM-XX-ZZ
                XX Số thứ tự của quy trình tương ứng
                ZZ Số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình từ 01 đến 99
Ví dụ: BM-01-02 là biểu mẫu số 02 của quy trình 01
5.3    Qui định về trình bày nội dung tài liệu
5.3.1    Sổ tay chất lượng cần thể hiện được các nội dung sau:
-    Giới thiệu về tổ chức và phạm vi áp dụng HTQLCL
-    Chính sách chất lượng
-    Mô tả cơ cấu tổ chức
-    Mô tả về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức
5.3.2    Quy trình, hướng dẫn được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự sau:
1.    Mục đích: lý do tại sao lại có quy trình.
2.    Phạm vi áp dụng: các hoạt động, đối tượng cần thực hiện theo quy trình.
3.    Tài liệu liên quan: các tài liệu làm căn cứ để xây dựng quy trình và các tài liệu liên quan khác tới nội dung của quy trình.
4.    Thuật ngữ, định nghĩa: Giải thích các từ chuyên môn, các từ viết tắt và các khái niệm trong tài liệu (nếu có).  
5.    Nội dung: mô tả các bước thực hiện công việc, bao gồm:
-    Thứ tự các bước công việc (vẽ lưu đồ, nếu cần thiết)
-    Trách nhiệm thực hiện
-    Các biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc (nếu có)
6.    Hồ sơ: tất cả các hồ sơ phải lưu theo yêu cầu của công việc.
7.    Phụ lục: các biểu mẫu, phụ lục kèm theo quy trình.
Lưu ý:
     Nếu các mục Tài liệu liên quan; Thuật ngữ, định nghĩa; Hồ sơ; Phụ lục không có nội dung thì ghi là không hoặc không áp dụng.
     Đối với những quy trình/ hướng dẫn đơn giản có thể được trình bày luôn nội dung cụ thể, không phải vẽ lưu đồ.
     Đối với quy trình có lưu đồ thì sử dụng ký hiệu vẽ (trường hợp có nhu cầu sử dụng các ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu trong lưu đồ của mình) như sau:

Ảnh

5.3.3    Một số hướng dẫn ngắn gọn có thể được trình bày luôn nội dung cụ thể chứ không nhất thiết cần có đủ các mục như 5.3.2. Các tài liệu khác được trình bày theo yêu cầu cụ thể của từng tài liệu.
5.4    Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt tài liệu:
5.4.1    Tất cả các tài liệu nội bộ đều phải do Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch (theo chức năng nhiệm vụ hoặc khi được ủy quyền) phê duyệt, ban hành.
5.4.2    Trách nhiệm kiểm tra tài liệu trước khi phê duyệt, ban hành :
-    Sổ tay Chất lượng, Quy chế làm việc của UBND Quận, Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức các Phòng, Quy trình HTCL: do Chánh Văn phòng kiểm tra;
-    Các tài liệu khác do Lãnh đạo UBND  phân công cụ thể.
-    Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chuyên môn của từng đơn vị, do trưởng các đơn vị kiểm tra.
5.5    Kiểm soát việc ban hành, sửa đổi tài liệu nội bộ:
5.5.1    Trong quá trình sử dụng nếu thấy tài liệu cần phải sửa đổi hoặc cần ban hành tài liệu mới thì người đề nghị cần phải đề xuất với Lãnh đạo UBND/ Chánh văn phòng hoặc Trưởng ban ISO xem xét. Quá trình xây dựng, sửa đổi và cập nhật tài liệu được thể hiện dưới dạng lưu đồ trình bày trong Phụ lục 1 của Quy trình.
    Khi sửa đổi tài liệu, người biên soạn tài liệu ghi tóm tắt nội dung sửa đổi vào “Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu” tại trang bìa của từng tài liệu. Trường hợp tài liệu có nhiều nội dung được sửa đổi thì được ban hành như tài liệu mới.
5.5.2    Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi hoàn chỉnh, Thư ký ban ISO in 01 bản gốc để lãnh đạo phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, Thư ký ban ISO có trách nhiệm quản lý các tài liệu (bản gốc mới nhất) thuộc hệ thống chất lượng và cập nhật vào Danh mục các văn bản của HTQLCL (BM-01-02).
5.5.3    Các tài liệu của HTQLCL đã phê duyệt sẽ được phân phối tới các đơn vị liên quan, tuân thủ theo “Quy trình Xử lý văn bản đi đến” kèm theo Quyết định Ban hành văn bản của Lãnh đạo UBND.
5.6    Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài
5.6.1    Tài liệu bên ngoài sử dụng có ảnh hưởng đến Hệ thống chất lượng bao gồm:
-    Các văn bản pháp quy của cơ quan có thẩm quyền
-    Các tài liệu của các tổ chức hoặc công dân cung cấp
5.6.2    Các tài liệu bên ngoài khi được chuyển đến UBND thì sẽ được phân phối và quản lý theo “Quy trình Xử lý văn bản đi đến”.
5.6.3    Đối với các chuyên viên, cán bộ của UBND khi sử dụng các tài liệu bên ngoài có ảnh hưởng đến công việc của mình thì phải tự lập file lưu các tài liệu này và có danh mục tài liệu kèm theo file.
6.        HỒ SƠ
-    Danh mục các văn bản của HTQLCL
-    Phiếu đề nghị viết/ sửa đổi tài liệu
-    Bản gốc các tài liệu được ban hành
Hồ sơ này do thư ký ISO lưu đến khi bản mới được ban hành/ thay thế
7.    PHỤ LỤC
-    BM-01-01 - Phiếu đề nghị viết/ sửa đổi tài liệu
-    BM-01-02 - Danh mục các văn bản của HTQLCL
-    Phụ lục 1: Lưu đồ quá trình xây dựng/sửa đổi tài liệu nội bộ
 
Phụ lục 1: Lưu đồ quá trình xây dựng, sửa đổi các tài liệu nội bộ:
                                                                Ảnh